Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

Трудовые книги на предприятии, также вкладыши к ним, относят к бланкам серьезной отчетности. Их следует верно заполнять, также вести их учет. Учитывают эту разновидность документации на предприятии в особом журнальчике. Ведется он после особенной форме, и отступать от нее недозволено.

Есть организации, где работодатели эту легитимную обязанность игнорируют, потому что считают это никчемной растратой времени.

Что представляет собой журнальчик учета трудовых книг, кто его должен вести и заполнять

Данный журнальчик – собственного рода регистр, накапливающий информацию о получении в отдел кадров трудовых книжек с следующим их возвращением. Он быть может приобретен уже в готовом виде, прошит, пронумерован, аюшки? потом отдан на подпись управляющего, подтвердить которую следует гербовой печатью компании.

Также можно завести таковой журнальчик без помощи других, но он должен строго соответствовать унифицированной форме, утвержденной Постановлением Русского Министерства Труда.

Журнальчик, согласно соответственному Постановлению Русского Правительства, должен находиться в бухгалтерии компании, потому что он отражает не работу кадровой службы, аюшки? лишь движение самих трудовых книжек.

Ведет и заполняет данный вид учетной документации хоть какой сотрудник бухгалтерии, в многофункциональных обязательствах которого прописана эта его обязанность и который несет вещественную ответственность за данный вид документации в данной для нас организации.

Хранится учетный журнальчик тоже самое, также как вся документация серьезной отчетности:

  • для него отводят шкаф либо сейф, где он не имеет возможности испортиться, потеряться, и где он защищен от похитителей;
  • доступ к нему должен быть ограничен, находиться он должен в бухгалтерии.

Трудовые книги могут являться выданы лишь в отделе кадров:

  • выдают ее лишь тем сотрудникам, которые несут ответственность за их ведение;
  • основанием для получения сотрудником кадрового отдела трудовых книг обязано быть его заявление в письменном виде;
  • выданная документация непременно любой месяц обязана подвергаться инвентаризации.

Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книжки и их первичный учет, уведомляют приказом о собственной ответственности за данный вид документации, указывают список лиц, которым они могут являться выданы и с тот или другой целью. В крайние деньки всякого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книжки, должен отчитаться о их сохранности.

В таком отчете ответственному сотруднику следует указывать последующее:

  • сколько книг находится у него;
  • тот или другой суммы получены за трудовые книги;
  • следует приложить ксерокопии приходных кассовых чеков, которые подтверждают, что работник рассчитался за трудовую книжку.

Читайте также!  Новейшие формы извещений о работниках-иностранцах с 9 сентября 2019

Правила и порядок наполнения

Все деяния в отношении трудовых книг служащих компании должны фиксироваться в журнальчике в денек произведенной операции, основанием для которых должны быть такие первичные документы:

  • подтверждать поступление трудовой книги может затратная, товарные чек либо неважно какая иная документация;
  • подтвердить выбытие трудовой книжки имеют все шансы такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт о ликвидировании испорченных книжек.

В журнальчике следует указывать сходу несколько характеристик (принципиально учесть стоимость документа, раздельно стоимость вкладышей и самих трудовых книжек):

  • номер и серию документа;
  • после дате, в своё время книжка поступила и в своё время выбыла с учета;
  • после лицам, которые получили документ либо с которыми они поступили в подчинение организации.

Стоимость документа учитывается в журнальчике с НДС либо без него. Это может зависеть от того, тот или другой режим налогового обложения у компании. Стоит учесть очередной важный момент: журнальчик должен вестись и в электрическом, и в картонном виде.

Скачать бланк журнальчика учета трудовых книг Скачать эталон журнальчика учета трудовых книг

Требования к оформлению

Главными требованиями к оформлению этого журнальчика являются нумерация и прошивка его страничек, также скрепление сургучной печатью и подписью начальника компании.

Что все-таки созодать, если, предположим, в организации нет сургучной печати? Можно применять обыденную печать учреждения. Стоит учитывать, что нужна гербовая печать организации, аюшки? не бухгалтерский штамп.

Журнальчик обычно ведется не наименее 3-х лет, аюшки? потом передается в архив для еще наиболее длительного хранения, потому он обязан иметь твердую обложку, которая не портится и сохраняет содержимое, находящееся снутри, от порчи.

Как вести книжку учета движения трудовых книг и вкладышей в их узнайте видео.

Как прошить журнальчик учета трудовых книг

Прошить журнальчик учета трудовых книжек можно с помощью шнура либо толстой нити, которую следует продеть в отверстия, заранее проделанные степлером либо обыденным шилом.

Все странички журнальчика номеруют, аюшки? потом скрепляют шнурком, концы которого выводятся на крайней его страничке, связываются, сверху приклеивается кусочек обыкновенной бумаги, на котором указывается, сколько листов данном документе, ставится подпись управляющего и печать учреждения.

Читайте также!  Прогул на работе весьза нехороший погоды сейчас считается почтительной предпосылкой

Как исправлять вероятные ошибки

Как быть, если же при наполнении формы были допущены ошибки?

На данную тему не существует никаких нормативных актов, ведь если ошибка все таки произошла, нужно:

  • в обыкновенной строке обязана быть произведена запись последующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом обязана быть подпись корректировщика, дата этих действий;
  • дальше (на последующей строке) обязана следовать верная запись, аюшки? рядом утверждение, что она – реальна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

Все исправления в данный вид документации должны заносить лишь те лица, которые несут за него ответственность, подтвержденную приказом управляющего компании.

Если, предположим, в журнальчик, который ведется в картонном виде, внесены конфигурации, их также следует внести и в тот, который ведется в электрическом виде.

Эталон правильного наполнения трудовой книги можно поглядеть на нашем веб-сайте.

Правила наполнения дубликата трудовой книги в статье. Также приведены правила наполнения трудовых книг.

Выяснить, как пишется докладная записка, можно тут .

Что будет, если же не вести журнальчик учета движения/выдачи трудовых книжек

Если же управляющий либо обыденные сотрудники, ответственные за трудовые книги, относятся к вопросцу ведения этого вида документации несерьезно либо совершенно его не приводят, считая, что он не классифицируется принципиальной учетной документацией, аюшки? только регистром, им необходимо ведать, что за это предвидено наказание:

  • для бизнесменов и должностных лиц — это штраф, который составляет от одной до 5 тыщ руб.;
  • компанию имеют все шансы оштрафовать на сумму от 30 до пятидесяти тыщ руб..

Если же далее следующей проверки такое нарушение повторяется, то наказание будет наиболее жестоким:

  • должностных лиц имеют все шансы оштрафовать на сумму от 10 до 20 тыщ руб., также дисквалифицировать на срок от 1-го до 3-х лет;
  • личные предприниматели понесут штраф от 10 до 20 тыщ руб.;
  • организации выплатят пятьдесят-семьдесят тыщ руб. штрафа.

Необходимо сказать, что ответственный управляющий без угроз и штрафов соображает, как принципиальна таковая документация.

Ведь если он не понимает данной для нас значимости, то размер штрафов, быстрее всего, его вразумит.

Как заверить книжку учета движения трудовых книг показано в видео.

Написать комментарий